Die datenbankinterne Suche in Fachdatenbanken und Onlinekatalogen ist wie gewöhnlich der programmeigenen Internrecherche (s.u.) vorzuziehen. Endnote beherrscht nicht sein eigenes Austauschformat Endnote tagged, sondern auch RIS und 595 weitere Proprietärformate, deren Importfilter in Form von enf-Dateien auch beim Hersteller heruntergeladen werden können. Die Importfilterdateien werden in das Verzeichnis „Filters“ des Programms oder das Benutzerverzeichnis kopiert). Mit Hilfe dieser Importfilter können vorhandene Dateien mit strukturierten bibliographischen Daten (in der Regel Datenexporte aus Datenbanken oder anderen Literaturverwaltungsprogrammen) in Endnote importiert werden. Auf diesem Weg lassen sich aber auch strukturierte Daten z.B. aus eigenen Listen, Tabellen etc. importieren. Endnote weist im Hinblick auf flexible Importe deutliche Stärken auf.

Endnote kann auf derzeit (Stand Januar 2012) 4300 Datenbanken online zugreifen. Die Zugangsdefinitionsdateien zu Onlinedatenbanken werden bei der Programminstallation eingespielt und bei späteren Updates aktualisiert. Auf seiner Supportseite hält der Anbieter Übersichten und frische Updates für Verbindungsdateien (Connection Files) als Einzel- oder Paketdownload bereit. Diese Dateien tragen die Endung „.enz“ und müssen in den unter dem Programmpfad liegenden Ordner „Connections“¹⁾ kopiert werden. Es kann sinnvoll sein, auch das Internet nach Verbindungsdateien für Endnote zu durchsuchen, da diese relativ einfach anzufertigen sind und von den meisten Datenbankanbietern selbst zum Download bereitgestellt werden. Dem Angebot des Datenbankbetreibers ist in der Regel gegenüber dem entsprechenden Angebot auf der Endnote-Seite der Vorzug zu geben, da diese Dateien meist schneller und v.a. fehlerfreier zur Verfügung gestellt werden, weil der Datenbankanbieter seine eigene Datenbank besser kennt als die Endnote-Macher. Diese Google-Suchanfrage nach Endnote Connection Files für den Südwestdeutschen Bibliotheksverbund führt schnell zur entsprechenden Seite des SWB.

Mit Hilfe des Editors (⇒ Edit, Connection Files bzw. Import Filters oder Doppelklick auf bereits vorhandene Dateien) können Sie diese Definitionen bequem modifizieren oder erstellen. Bearbeitete Dateien sollten Sie allerdings vor dem nächsten Update schützen, da sie sonst überschrieben werden. Am besten geben Sie der veränderten Datei einen eigenen, von Ihnen frei zu vergebenden Namen:

Beschreibung
Zugangsdaten
Feldzuordnungen

Dringend aktiviert werden sollte die OpenURL-Adresse des Linkresolvers der SULB, da dann aus Endnote heraus (bei korrekten und vollständigen Datensätzen) die lokale Verfügbarkeit getestet werden kann und weitere Vorgänge (z.B. Bestellungen) ausgelöst werden können. Beispiel für eine OpenURL-Recherche im Bibliothekskathalog LIBERO nach Sauder, Empfindsamkeit, Bd. 1.
Die über „Edit, Preferences, Find Full Text“ im Feld OpenURL Path hinzuzufügende Information lautet http://linksolver.ovid.com/OpenUrl/LinkSolver.

• Anlegen einer neuen Endnote-Datenbank
• Import einer automatisch durchgeführten MLA-Suche nach "naturalism"

• Download des Anzeige- und Ausgabetestils "Vorlage.ens" und Abspeichern der Datei im Endnote-Anwendungsverzeichnis des Benutzerprofils, in der Regel: C:\Dokumente und Einstellungen\ANGEMELDETER_BENUTZER\Anwendungsdaten\EndNote\
  

Ein Endnote-Style, d.h. ein Ausgabe- und Anzeigestil sieht etwa folgendermaßen aus



und enthält für die drei Medientypen „Buch“, „Buchaufsatz“ und „Zeitschriftenartikel“ beispielsweise folgende Muster (die in der Grafik aufgeführten Medientypen sind nicht angepasst):

• Book:
  • Author|: Title|. City| Year| (Series Title| , Bd. Series Volume)|.
• Book Section:
  • Author|: Title|. In: Editor (Hrsg.):| Book Title|, Bd. Volume.|. City| Year| (Series Title| , Bd. Series Volume)|, S. Pages|.
• Journal Article:
  • Author|: Title|. In: Journal| Volume| (Year)|, Heft Issue|, S. Pages|.
    

(Achtung: Sie können diese Textstrings nicht ohne Anpassungen per Copy & Paste übernehmen, da der „dicke Mittelpunkt“, der für die Funktion „Link Adjacent Text“ steht, nicht angezeigt wird. Diese Funktion müsste im Endnote-Stileditor nachgetragen werden).

• Endnotes Strukturierungsstandard ist die Einteilung in Gruppen, die zu Gruppenbündeln (Group Sets) zusammengefasst und statisch oder dynamisch angelegt werden können.
  
  

• Bitte legen Sie ein Group Set Naturalismus und dann folgende statische Gruppen an:

  1 Einführung
  1.1 Gesamtdarstellungen
  1.2 Grundlagen und Theorie
  1.2.1 Epocheneinteilung (Entwicklung, Vorläufer, Nachfolge)
  1.2.1.1 Realismus
  1.2.1.2 Impressionismus
  1.2.2 Holz / Schlaf
  1.3 Ausländische Einflüsse
  2 Kapitel 2: Autoren und Werke
  2.1 Einzelne Autoren
  2.2 Hauptmann als Beispiel
  3 Motive
  3.1 Armut
  3.2 Krankheit
  3.3 Kriminalität
  3.4 Alkoholismus

bis die Gruppenübersicht in Endnote so aussieht:

Erzeugen Sie dann Smart Groups auf der Grundlage von Suchkriterien

„Ausländische Einflüsse“


„Motiv Krankheit“


„Volltext intern verknüpft?“

Über die Endnote-Präferenzen können Medientypen angepasst werden. Empfehlenswert ist dies für die freien Eingabefelder „Custom 1 - 7“, da diese in der Regel nicht für den automatischen Datenimport verwendet werden.

Einem der neu benannten Felder, dem Feld „Tags“, das die eigenen Schlagwörter enthalten wird, kann eine Normliste hinterlegt werden, die der späteren händischen Dateneingabe zu Grunde liegt und die fehlerfreie Eingabe erleichtert. Das Feld „Meine Gedanken“ eignet sich dagegen nicht für eine Normliste, da hier Freitext eingegeben werden soll.

Die Dateneingabe von Hand füllt nun die verknüpfte Normdatei (Term List) Tags. Neu angelegte Begriffe erscheinen bis zum ersten Speichern (= Schließen der Eingabemaske) in roter Schrift.



Die spätere Eingabe wird jetzt durch die hinterlegte Term List unterstützt. Vorhandene Begriffe werden vorgeschlagen bzw. mit einer Auto-Complete-Funktion ergänzt.